DÖKÜMANTASYON ÇALIŞMALARI: Önce firmanın sektörüne ve belgelendirme kapsamı dikkate alınarak ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemi standart maddelerini karşılayan dokümantasyonlar hazırlanmalı, uygulanmalı ve eğitim çalışmaları ile desteklenmelidir. Tarım bakanlığı denetimlerinde ve özellikle müşteri denetimlerinde bu sistemlerin uygulandığında dair dokümantasyon incelemesi yapılmaktadır. Diamond Vision’dan bu aşamada yardım alınmalıdır.
ilgili birimlerin dokümantasyonun oluşturulması, akış diyagramlarının oluşturulması, proseslerin tehlike analizinin yapılması, düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi ve diğer konularda gerekli çalışmalar yürütülür.
TEKLİF: ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemi kurarak belgelendirilmek isteyen firmalar öncelikle Belgelendirme firmalarından fiyat teklifi alır. Belgelendirme firmaları ise fiyatlarını belirlerken Belgelendirilecek firmada çalışan personel sayısına göre fiyatlarını belirlemektedirler. Firmanın büyük olması tetkik için daha fazla gün ayrılmasını vb gerektirdiği için tetkikin bütün proseslerinin gerçekleştirilmesinde öncelikli olarak çalışan sayısının bilinmesi gerekmektedir. Fiyat teklifinin kabulü halinde belgelendirilecek olan firma Diamond Vision’a müracaat eder.
MÜRACAAT: Belgelendirilmek isteyen Kurum, Diamond Vision’un ilettiği müracaat formunu doğru ve eksiksiz olarak doldurarak müracaat sırasında ilgili sistem ( ISO 9001, ISO 14001 , OHSAS 18001, ISO 13485, ISO 10002, ISO 50001, HACCP, CE v.b. ) dokümanlarını ve istenen diğer ek evrakları hazırlayarak Belgelendirme kuruluşuna sunarak müracaatını yapar.
DOKÜMAN TETKİKİ: Diamond Vision’a müracaat eden firma müracaat sırasında ilgili sistem / sistemlere ait Dokümanlarının bir örneğini de sunar. Belgelendirme kuruluşu tarafından görevlendirilen Baş Denetçi tarafından Sistem dokümanları incelenerek ilgili standart şartlarını karşılayıp karşılamadığı kontrol edilir. Bu inceleme neticesinde şartlar karşılanmış ise firma denetim planına alınır. Karşılamaması durumunda ise müracaat eden firmaya durum yazılı olarak raporlanarak eksikliklerinin gidermesi istenir. Firmanın eksikliklerini gidermesinden sonra denetim planına alınır. Doküman tetkiki ile birlikte baş denetçi tarafından gerekli görülmesi halinde bir ön ziyaret de planlanabilmektedir.
DENETİM PLANLAMA: Belgelendirme kuruluşu ISO 17021 şartlarına bağlı kalarak kuruluşun büyüklüğüne göre firmada uygulamaların yerinde görülmesi için gerekli olacak denetim süresini ve uygun denetçileri , tarihi belirler. Bu bilgiler firmaya ulaştırılarak teyidi istenir. Teyidin ardından ilgili tarihte denetim yapılır.
DENETİM: Planlanan tarihte firma denetimi gerçekleştirilir.Denetim açılış toplantısı ile başlar. Daha sonra denetim programına uygun olarak ilgili departmanlar yerlerinde ziyaret edilerek sistem şartlarına ait dokümanlar ve uygulamaları denetçiler tarafından incelenir. Bütün standart maddeleri ve departmanların tetkikinin ardından denetçiler var ise bulgularını değerlendirerek Belgelendirme için olumlu veya olumsuz olarak tavsiye kararını verir. Bu karar kapanış toplantısı vasıtası ile firmaya da aktarılır. Denetim ekibinin verdiği karar olumsuz olur ise ilgili uygunsuzlukların düzeltilmesi talep edilir. Denetim ekibinin verdiği karar olumlu ise veya uygunsuzlukların giderilmesi, bunun belgelendirme kuruluşu tarafından teyit edilmesinin ardından ( takip tetkiki veya tetkik sırasında yapılan düzeltmeler , düzeltmelerin belgelendirme kuruluşuna ulaştırılması ve bunun doğruluğunun onaylanması ) belgelendirme kuruluşunun iç prosedürü işlemeye başlar.
SÖZLEŞME: Raporların ilgili komite tarafından incelenerek onaylanması durumunda sertifikalar hazırlanarak firma ile Belgelendirme Sözleşmesi yapılır ve ilgili sistem belgesi firmaya sunulur.Belgeler ve sözleşme üç yıl geçerli olup bu süre içerisinde Belgelendirme kuruluşu tarafından yılda en az 1 defa Gözetim Tetkiki yapılarak sistem şartlarının devamlılığının takibi yapılır. Bu tetkikin sonuçları ve sözleşme şartları baz alınarak bu çalışmalar devam ettirilir.
BELGE YENİLEME: ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemi Belge geçerlilik süresi dolmadan bir iki ay önce, belge sahibi firma başvuruda bulunarak, belge süresinin uzatılmasını talep eder. Bu durumda belgenin denetimi yapılır ve belge geçerlilik süresi üç yıl daha uzatılır
